Hierbij bied ik u de antwoorden aan op de schriftelijke vragen die zijn gesteld door het lid Van der Molen (CDA) n.a.v. het bericht 'Rijksintranet komt niet van de grond' (Binnenlands Bestuur, 9 november 2018).

Deze vragen, met kenmerk 2018Z21306, zijn ingezonden op 16 november 2018.

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

drs. K.H. Ollongren

2018Z21306

Vragen van het lid Van der Molen (CDA) aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties over een mogelijk ICT-fiasco bij het Rijk (ingezonden 16 november 2018)

Vraag 1

Heeft u kennisgenomen van het bericht 'Rijksintranet komt niet van de grond'?[1]

Antwoord 1

Ja.

Vraag 2

Kunt u bevestigen dat het intranet voor alle ministeries en uitvoeringsorganisaties, het Rijksportaal, met de ontwikkeling waarvan in 2010 is gestart, nog steeds niet goed werkt en dat de kosten gestaag oplopen?

Antwoord 2

Nee, dat kan ik niet. Ik herken mij nadrukkelijk niet in het beeld dat in het artikel wordt geschetst. Immers, in 2010 is Rijksportaal 1.0 opgeleverd en in gebruik genomen door alle ministeries, voor 125 duizend gebruikers, ter vervanging van het vroegere Rijksweb. Daarmee is een werkend product afgeleverd dat in volgende jaren gestaag verder is doorontwikkeld, met oog voor nieuwe digitale ontwikkelingen en daarmee gepaard gaande veranderde wensen van gebruikers.

Bij cyclische doorontwikkeling (zogeheten releases) is er altijd een kans dat een gewenste verbetering of uitbreiding tot onvoorziene technische complicaties leidt, niet het beoogde resultaat oplevert of langer duurt dan verwacht. Dat is ook hier in de loop der jaren het geval gebleken. Echter, omdat het Rijksportaal doorontwikkeld wordt in relatief kleine stapjes en altijd kan worden teruggevallen op een bruikbare vorige versie, is de impact van dergelijke complicaties zowel beheersmatig als vanuit gebruiksbelang goed te ondervangen. Het systeem draait technisch stabiel en functioneert naar wens.

Voor wat betreft de kosten van het Rijksportaal wijs ik u op het feit dat de jaarlijks gebudgetteerde ontwikkelkosten sinds 2010 nooit volledig zijn benut, dat de beheerkosten jaar op jaar stabiel zijn en dat de exploitatiekosten enkel organisch meegroeien met de reguliere loonprijsindexering.

Vraag 3

Is het waar dat organisatieadviesbureau Berenschot middels een quick-scan in oktober 2016 heeft aangetoond dat de gemiddelde kosten per gebruiker van het Rijksportaal met € 64 per jaar, twee keer zo hoog blijken als vergelijkbare voorzieningen bij andere private en publieke organisaties?

Antwoord 3

Nee. De conclusie in de quick scan rapportage waar u naar verwijst, was dat de exploitatiekosten en ontwikkeling van het Rijksportaal door de bevindingen mogelijk niet marktconform waren. Berenschot heeft toegelicht dat de referentiegroep te klein in omvang was en de organisaties in de referentiegroep te beperkt was om vergeleken te kunnen worden met de Rijksdienst om tot een definitief oordeel te kunnen komen. Berenschot concludeerde tevens dat het verschil met de referentiegroep statistisch gezien niet significant genoeg was om daadwerkelijk te kunnen stellen dat de kosten van het Rijksportaal niet marktconform zouden zijn. Een nader onderzoek was volgens Berenschot gewenst.

Vraag 4

Heeft dit bureau tevens geadviseerd nader onderzoek te doen naar de mogelijk niet-marktconforme kosten? Klopt het dat dit onderzoek nooit is uitgevoerd? Zo ja, om welke redenen is dat niet gebeurd en hoe kijkt u daar achteraf op terug?

Antwoord 4

Ja, dat klopt. Omdat de quick scan slechts een beeld op hoofdlijnen schetst voor in totaal 9 rijks brede voorzieningen, en binnen beperkte tijd moest worden uitgevoerd, is inderdaad aanbevolen om dit aspect voor Rijksportaal op een later moment nader te onderzoeken. De uitkomsten van de quick scan leidden echter ook mede tot de conclusie dat het Rijksportaal een end-of-life fase naderde, waardoor de business case voor verdere doorontwikkeling op het bestaande architectuur slechts beperkt positief zou zijn. Om die reden is in 2017 de koers ingezet om het Rijksportaal te consolideren, verdere doorontwikkelingen “on hold” te zetten en opdracht te geven voor het project ‘Vernieuwing Rijksportaal’. In 2018 is dit project gestart met de voorbereidingen voor een aanbesteding, die Q1 2019 zal worden uitgevoerd.

Deze keuzes leiden voor het huidige Rijksportaal in 2019 tot een geprojecteerde 38% reductie in beheer- en exploitatiekosten. Het nadere onderzoek naar de kosten zal nog plaatsvinden in het kader van het project ‘Vernieuwing Rijksportaal’, zodat bij de ontwerpkeuzes en aanbesteding van het nieuwe systeem voldoende rekening kan worden gehouden met de uitkomsten.

Vraag 5

Welke verklaring heeft u voor de niet-marktconforme kosten en wat is uw oordeel over het feit dat dat de gemiddelde kosten tweemaal hoger zijn dan die van vergelijkbare voorzieningen bij private en andere publieke organisaties?

Antwoord 5

Zie het antwoord op vraag 3.

Vraag 6

Wilt u het rapport van Berenschot uit oktober 2016 aan de Tweede Kamer overleggen, en ook mogelijk andere rapporten die daarna, al dan niet van andere bureaus, over het Rijksportaal zijn gevolgd, tevens voorzien van een beleidsconclusie? Zo nee, waarom niet?

Antwoord 6

Dat doe ik graag. Het rapport van Berenschot is sinds 2016 openbaar beschikbaar en te raadplegen via de volgende link: https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2016/10/28/quick-scan-kosten-rijksbrede-ict-voorzieningen

De rapportage door Berenschot richtte zich met de quick scan niet alleen op het Rijksportaal, maar ook op acht andere rijks brede ICT-voorzieningen.

Parallel aan deze quick scan heeft de Audit Dienst Rijk (ADR) onderzoek gedaan naar de transparantie en opbouw van de kosten van de rijks brede ICT-voorzieningen, waaronder Rijksportaal.

De conclusies van de ADR zijn te vinden in de rapportage ‘Rapport van bevindingen Onderzoek kosten rijks brede ICT’, dat ik als bijlage aan deze beantwoording graag met u deel. Voor mijn beleidsconclusie n.a.v. deze rapporten verwijs ik u naar mijn toelichting bij antwoord 4.

Vraag 7

Is het waar dat sinds voorjaar/medio 2014 drie nieuwe versies in de planning staan: Rijksportaal 1.6, 1.7 en 2.0?

Antwoord 7

Nee.

Release 1.6 is in 2014 reeds in productie genomen.

Gedurende de ontwikkeling is dat weliswaar met de nodige complicaties gepaard gegaan, maar kon het Rijksportaal met kleine stapjes doorontwikkeld worden tot release 1.6.5. Inmiddels is de doorontwikkeling gestopt, en wordt er alleen nog klein onderhoud uitgevoerd.

Release 1.7, gestart in 2015, beoogde twee hoofddoelen, te weten:

1) De vernieuwing van de redactiemodule met onderliggende technische componenten,

2) Het verbeteren van de single-sign-on-toegang voor de gebruiker.

Deze release was mede afhankelijk van de migratie van de commerciële hosting-partij naar het overheidsdatacentrum (ODC) van SSC-ICT in Rijswijk en van de upgrade van de Rijksportaalservers. Hierdoor bleek het vervangen van de redactiemodule complex en risicovol, waardoor release 1.7 werd gestopt. Deze release is nooit in productie gebracht.
Met het stoppen van release 1.7 was de evaluatie dat verdere doorontwikkeling op basis van de bestaande Rijksportaal-architectuur erg complex en risicovol zou zijn, en daardoor niet langer kostenefficiënt.

Dit leidde tot het, volgens mij terechte, besluit om verdere doorontwikkeling te staken en opdracht te geven tot een volledige vernieuwing van het systeem in 2019, die de toekomstbestendigheid van het Rijksintranet naar verwachting tegen lagere kosten kan garanderen.

Voor Release 2.0, bedoeld voor de doorontwikkeling na release 1.7, zijn in 2014 en 2015 alleen haalbaarheidsstudies verricht. Mede door het prioriteren van release 1.6 en 1.7 is besloten dat er geen sprake zou zijn van 2.0, en zijn voorbereidingen gestart voor vernieuwing en werd besloten om release 2.0 tijdelijk te stoppen. In dat verband is toen op 6 maart 2017 besloten te starten met de voorbereiding van het project ‘Vernieuwing Rijksportaal’.

Vraag 8

Moet vastgesteld worden dat release 1.6 op een mislukking is uitgedraaid en ook Rijksportaal 1.7 uiteindelijk toch afgeblazen is na aanhoudende problemen? Zo ja, wat is uw oordeel daarover?

Antwoord 8

Zie het antwoord op vraag 7.

Vraag 9

Heeft de Dienst Publiek en Communicatie in juli 2017 vastgesteld dat de huidige systemen uit controle zijn gegroeid, en zij geen basis meer voor doorontwikkeling zijn?

Antwoord 9

De constatering waar u naar verwijst is in 2017 gedaan door SSC-ICT, de technisch beheerder van het Rijksportaal. De bevinding is vervolgens overgenomen in de analyse van de Dienst Publiek en Communicatie. Op basis van deze gedeelde constatering is in de stuurgroep Rijksportaal besloten om af te zien van verdere doorontwikkeling op basis van de complexe architectuur en opdracht te geven voor het project ‘Vernieuwing Rijksportaal’, waarmee nu de voorbereidingen worden getroffen om in Q1 2019 te starten met de aanbesteding van het project.

Vraag 10

Wat zijn de totale kosten voor de ontwikkeling van het Rijksportaal in de periode 2010 – (geprognosticeerd) 2018, tevens uitgesplitst naar de mislukte releases 1.6 en 1.7, per jaar voor die gehele periode? Kunt u daarbij tevens een specificatie van de kosten over die jaren geven voor de licenties, hosting, het functioneel en technisch applicatiebeheer, de helpdesk, de redactie en de inrichting van het Rijksportaal?

Antwoord 10

Een uitsplitsing van kosten op het door u gevraagde detailniveau kan ik u vanwege de vertrouwelijkheid van een deel van de mij beschikbare gegevens, niet in openbare beantwoording met u delen. De vertrouwelijkheid betreft hier gegevens die afkomstig zijn van externe partijen buiten de Rijksdienst.

In onderstaande tabel vindt u een overzicht van de totale beheer– en exploitatiekosten, en het ontwikkelbudget afgezet tegen de daadwerkelijke uitgaven aan (door)ontwikkeling van het Rijksportaal in de periode 2010 – (geprognosticeerd) 2018 per jaar.

Jaar	Beheer & Exploitatiekosten (jaarlijks)	Doorontwikkelings-budget	Doorontwikkel-kosten (uitgaven)
2010	€ 9.341.914	€ -	€ -
2011	€ 8.683.145	€ 280.453	€ 598.500
2012	€ 6.911.303	€ 788.498	€ 427.855
2013	€ 7.352.584	€737.258	€ 700.368
2014	€ 7.082.769	€ 708.277	€ 769.796
2015	€ 7.082.769	€508.277	€ 152.140
2016	€ 7.082.770	€354.139	€ 142.785
2017	€ 7.167.763	€716.776	€ 37.752
2018	€ 7.067.750	€706.775	€ 251.360
Totaal	€ 67.772.768	€ 4.800.453	€ 3.080.556

Vraag 11

Welke kosten zijn er intussen gemaakt voor de ontwikkeling van Rijksportaal 2.0 vanaf de start daarvan tot (geprognosticeerd) december 2018? Wat zijn daarvan de opbrengsten en wat is de laatste stand van zaken?

Antwoord 11

In de periode 2014/2015 is in totaal €166.383,- uitgegeven aan de uitvoering van haalbaarheidsonderzoeken naar deze mogelijke release. Nadat vroegtijdig is geconcludeerd dat deze doorontwikkeling niet kosten-efficiënt was is er geen verdere opvolging aan gegeven.

Vraag 12

Welke kosten, eveneens gespecificeerd, zoals hiervoor in vraag 10 bedoeld, zijn precies geraamd voor 2019 en de resterende jaren van deze kabinetsperiode voor de ontwikkeling van een nieuw Rijksportaal?

Antwoord 12

Omdat dit project nog moet worden aanbesteed en de geprojecteerde kosten daarmee vertrouwelijk zijn, kan ik deze informatie niet in openbare beantwoording met u delen.

Vraag 13

Tot welk oordeel over de ontwikkeling van Rijksportaal brengen deze kosten u terugkijkend en ook afgezet tegen de gewenste “return on investment” en de achteraf gebleken desinvesteringen? Welke lessen trekt u daaruit?

Antwoord 13

Ik steun de hier toegepaste werkwijze van beheerste doorontwikkeling van het ICT-landschap in relatief kleine stapjes. Dat cyclische doorontwikkeling op een bestaande architectuur gestaag tot een toename in complexiteit, en zoals hier ook is gebleken, op termijn tot een hogere kans op complicaties bij de uitrol van nieuwe releases kan leiden, onderken ik evenzeer. Het is daarom zaak bij deze werkwijze voortdurend de vraag te stellen of verdere ontwikkeling met het oog op de verwachte return on investment te verantwoorden is en tijdig een besluit te nemen over vervanging. Mijns inziens is dat proces hier op een juiste manier doorlopen.

Vraag 14

Heeft uw ministerie in een reactie op het artikel in Binnenlands Bestuur laten weten dat “de gekozen invalshoek van de verhalen in onze optiek te beperkt is en – gezien de complexiteit van Rijksportaal – niet juist. Er wordt een nogal eenzijdig beeld geformuleerd (…)”? Kunt u gemotiveerd aantonen waarin het artikel een eenzijdig beeld heeft geformuleerd en kunt u dat onderbouwd weerleggen?

Antwoord 14

Ja dat klopt. Mijn woordvoerder heeft de redactie van Binnenlands Bestuur laten weten dat het artikel, zowel door de beperkte invalshoek als door feitelijke onjuistheden, een onjuist beeld schept van de doorontwikkeling van Rijksportaal door de jaren heen. Zo doet de titel “Wéér een ICT-fiasco?” suggereren als zou er sprake zijn van een mislukt ICT-project, waar juist geconstateerd moet worden dat Rijksportaal gedurende de doorontwikkeling en ook nu nog technisch stabiel draait en naar wens functioneert. Rijksportaal is in de loop der jaren doorontwikkeld in relatief kleine stapjes, hierbij kon altijd worden teruggevallen op een bruikbare vorige versie. De impact van complicaties bij de uitrol van nieuwe releases kon daarmee zowel beheersmatig als vanuit gebruiksbelang goed ondervangen worden. Het artikel legt met name de nadruk op de opgetreden complicaties bij doorontwikkeling door de jaren heen, waardoor een te negatief beeld wordt geschetst.

Vraag 15

Wordt de werkplekdienst uitgevoerd door één organisatie, SSC-ICT, voor de hele Rijksdienst? Indien er geen sprake is van één organisatie voor de Rijksdienst, waarom is daar niet voor gekozen?

Antwoord 15

Nee, er is een ICT-dienstverlener voor de werkplekdiensten van de kerndepartementen (SSC-ICT), conform de voormalige I-strategie uit 2011. Er zijn meerdere ICT-dienstverleners die werkplekdiensten verzorgen binnen de Rijksdienst. Dit vanwege het specifieke karakter van een uitvoeringsdienst, denk daarbij aan Justitie en Veiligheid en het OM of CJIB, EZK en de inspectiediensten.

Beslissingen over aanschaf, inzet en doorontwikkeling van ICT-diensten zijn de primaire verantwoordelijkheid van de vakminister en het betreffende departement. Het kabinetsbeleid is er niet op gericht om ICT-diensten zoveel mogelijk bij één partij te centraliseren.

Vraag 16

Gaat het hier om een organisatie(-onderdeel), waarvan de medewerkers een aanstelling in Rijksdienst hebben? Wat is de standaardformatie in fte’s van SSC-ICT en vanuit welk ministerie worden zij aangestuurd? Welke kosten zijn gemoeid met de werkplekdienst, uitgesplitst naar ministerie per jaar voor de periode 2010 – 2018?

Antwoord 16

SSC-ICT bestaat met name uit medewerkers met een vast of tijdelijk dienstverband bij BZK. Daarnaast zijn er medewerkers die bij SSC-ICT zijn gedetacheerd vanuit een ander ministerie. Ook zijn er medewerkers die door SSC-ICT tijdelijk extern worden ingehuurd. De formatie van SSC-ICT bedraagt thans 1046 fte. De aansturing (eigenaarsrol) vindt plaats vanuit het ministerie van BZK, SSC-ICT maakt onderdeel uit van het directoraat-generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk (DGVBR). Stakeholders vanuit andere ministeries zijn betrokken via het Bestuurlijk Overleg (BO) en het Afnemersberaad (AB).

De kosten die gemoeid zijn met de werkplekdienst – zoals deze door SSC-ICT in rekening zijn gebracht bij de verschillende departementen voor de jaren 2016-2018 – staan hieronder aangegeven. Bij SSC-ICT worden de kosten voor de werkplekdienst in rekening gebracht via de tarieven voor het domein ‘Rijkswerkomgeving (RWO). Hierin zitten de kosten van het account, de basisapplicaties en de apparaten waarmee we toegang verschaffen tot de (mobiele) werkplek, via laptop, smartphone of tablet ^[2]. De verschillen in kosten tussen de departementen worden met name door de omvang van afname van die diensten verklaard. Een belangrijke ontwikkeling in dat verband, is de toetreding van de RVB (BZK) en de IND (JenV) tot het verzorgingsgebied van SSC-ICT.

Meer in het algemeen nemen de kosten per departement toe, o.a. omdat er steeds meer mobiel werken binnen de Rijksoverheid plaatsvindt, waardoor het aantal devices toeneemt. Ook prijsverhogingen van leveranciers spelen hierbij een rol.

In de jaren 2010-2015 was er nog geen sprake van één (administratieve) organisatie SSC-ICT. Het fusieproces van oud SSO-ICT Haaglanden, GDI en de ICT-afdeling van BZ is feitelijk pas in 2015 geëffectueerd en vanaf 2016 is SSC-ICT gestart met één kostprijsmodel met eenduidige, geüniformeerde tarieven en definities. Dientengevolge zijn gegevens in de jaren voor 2016 niet voorhanden of niet goed vergelijkbaar.

Totale doorbelasting Rijkswerkomgeving
Departement/klant	2016	2017	2018
Ministerie van Algemene Zaken	€252.510,00	€337.750,00	€356.705,00
Ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid	€4.547.600,00	€5.395.920,00	€6.321.360,00
Ministerie Volksgezondheid, Welzijn en Sport	€5.037.870,00	€5.781.090,00	€6.581.480,00
Ministerie van Intrastructuur en Waterstaat	€7.378.700,00	€8.582.350,00	€9.463.725,00
Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijkrelaties (incl. kanselarij der Nederlandse Orden)	€11.968.090,00	€14.690.285,00	€16.443.285,00
Ministerie van Financiën	€3.263.970,00	€3.414.495,00	€3.622.425,00
Ministerie Justitie en Veiligheid	€6.437.980,00	€12.412.325,00	€13.719.590,00
Ministerie van Buitenlandse Zaken	€6.963.320,00	€9.800.455,00	€12.098.500,00
Totaal:	€45.850.040,00	€ 60.416.687,00	€68.607.070,00

Vraag 17

Vindt daarnaast, al dan niet vanuit SSC-ICT, ook inhuur en opdrachtverlening plaats aan particuliere organisaties/bedrijven? Zo ja, welke kosten zijn daarmee (aanvullend) gemoeid over de jaren 2010 – (geprognosticeerd) 2018 en geraamd voor de resterende jaren van deze kabinetsperiode?

Antwoord 17

Ja, onder meer bij SSC-ICT vindt externe inhuur plaats ten behoeve van de inzet van tijdelijke of specifieke capaciteit voor de werkplekdienstverlening. Echter, de externe inhuur wordt geadministreerd per organisatieonderdeel en niet per dienst. Deze kosten zijn op hoofdlijnen inzichtelijk gemaakt via de Jaarrapportages Bedrijfsvoering Rijk[3] en de Rijksbegroting [4]. Een uitsplitsing van kosten op het door u gevraagde detailniveau kan ik u echter op basis van de mij beschikbare cijfers niet geven.

Vraag 18

Wat is de rol en verantwoordelijkheid geweest van SSC-ICT voor de (mede) ontwikkeling van het (nieuwe) Rijksportaal en heeft deze dienst in uw ogen daarin naar behoren gefunctioneerd? Zo nee, welke verklaring heeft u daarvoor?

Antwoord 18

Tot 2017 was SSC-ICT verantwoordelijk voor functioneel beheer van het Rijksportaal en tevens voor het aansturen van de commerciële hosting-, beheer- en ontwikkelpartijen. Vanaf 2017 doet SSC-ICT de hosting, het technisch beheer het functioneel beheer, en voert nog klein onderhoud uit op het huidige systeem.

Bij de voorbereiding van het project ‘Vernieuwing Rijksportaal’ is SSC-ICT betrokken in de rol van technisch adviseur. Mijns inziens heeft SSC-ICT deze rollen en verantwoordelijkheden naar behoren uitgevoerd.

Vraag 19

Wat betekent het niet goed tot ontwikkeling brengen en tijdig in gebruik nemen van (de voorziene releases van) het (nieuwe) Rijksportaal concreet voor het dagelijks werk van de ambtenaren binnen de Rijksdienst? Welke (geschatte) kosten aan inefficiëntie als gevolg daarvan zijn daarmee gemoeid?

Antwoord 19

Zoals aangegeven in mijn antwoord op vraag 2 heeft de doorontwikkeling van het Rijksportaal in de loop der jaren cyclisch plaatsgevonden in relatief kleine stapjes, waarbij altijd kon worden teruggevallen op een bruikbare vorige versie, is de impact van opgetreden complicaties bij de uitrol van nieuwe releases zowel beheersmatig als vanuit gebruiksbelang steeds goed ondervangen. De inefficiëntie die hierdoor zou kunnen ontstaan is verwaarloosbaar.

Mij zijn geen signalen bekend waaruit zou blijken dat ambtenaren hinder hebben ondervonden bij hun dagelijkse werkzaamheden als gevolg van de gekozen werkwijze voor doorontwikkeling.

Vraag 20

Kunt u ook bevestigen dat de ministeries niet één standaard applicatie hebben voor de regulering van de zogenaamde interne stukkenstroom, zoals bijvoorbeeld voor brieven en nota’s aan de Tweede Kamer en brieven aan burgers, vanaf de directies naar de bewindslieden voor de beoordeling en ondertekening?

Antwoord 20

Zie het antwoord op vraag 21.

Vraag 21

Hoeveel verschillende systemen/applicaties voor de regulering van de interne stukkenstroom bestaan er naast elkaar binnen de Rijksdienst?

Antwoord 21

Vooropgesteld moet worden dat de applicatie voor de regulering van de interne stukkenstroom bij elk departement integraal onderdeel uitmaakt van het Document Management Systeem (DMS).

In het Rapport van de Erfgoedinspectie van 14 mei 2018 [5] is aangegeven dat de meeste departementen een DMS gebruiken dat is gebaseerd op IBM Filenet (zoals voorgenoemde applicatie DigiDoc), of Open Text eDocs, maar ook HP RM en SharePoint komen voor. Voor zover mij bekend zijn bij de 12 departementen momenteel 6 verschillende type systemen in gebruik voor de interne stukkenstroom.

Vraag 22

Waarom is, nu de aard van werkzaamheden en die van de interne stukkenstroom nagenoeg op alle ministerie gelijk is, niet gekozen voor het ontwikkelen, gebruiken en beheren van één standaardsysteem/-applicatie binnen de Rijksdienst voor die interne stukkenstroom?

Antwoord 22

Beslissingen over aanschaf, inzet en doorontwikkeling van ICT zijn de primaire verantwoordelijkheid van de vakminister en het betreffende departement. De grote verwevenheid van ICT in vrijwel alle departementale processen maakt dit onvermijdelijk. Niettemin verwacht het kabinet, zoals ik heb aangegeven in mijn brief van 11 oktober jl. over sturing op Informatiebeveiliging en ICT binnen de Rijksdienst [6], dat een beperkt aantal gezamenlijke voorzieningen en kaders de taakuitvoering van de overheid in het licht van de digitale ontwikkelingen ten goede zal komen.

Uitgangspunt bij de invulling van de rijks brede sturing is nadrukkelijk niet om ICT zoveel mogelijk te centraliseren, maar om scherp te kijken welke voorzieningen effectiever, veiliger en/of goedkoper rijks breed kunnen worden aangeboden.

In dit geval wordt zowel door mijzelf als door mijn ambtscollega’s geen aanleiding gezien om een rijks brede applicatie voor de ondersteuning van de interne stukkenstroom te ontwikkelen.

Wel kan, met goede rijks brede kaders en kwaliteitseisen, geborgd worden dat informatie binnen de Rijksdienst goed uitwisselbaar is en ambtenaren van verschillende departementen goed met elkaar kunnen samenwerken, ongeacht welk systeem op een departement gebruikt wordt. Met het oog hierop is het Coördinatiebesluit organisatie, bedrijfsvoering en informatiesystemen rijksdienst [7] herzien, waarbij de verbeterde mogelijkheden tot kaderstelling rond informatiesystemen en het aanwijzen van rijks brede voorzieningen tot de voornaamste wijzigingen behoren.

Vraag 23

Welke kosten zijn met de ontwikkeling, het gebruik en het beheer van de eigen departementale systemen/applicaties jaarlijks gemoeid, uitgesplitst per jaar vanaf 2010 per ministerie tot (geprognosticeerd) voor 2018? Wat is uw oordeel daarover?

Antwoord 23

Zoals aangegeven in antwoord op vraag 21 is de applicatie voor regulering van de interne stukkenstroom bij alle departementen een integraal onderdeel van het document management systeem (DMS) zelf. Daarbij moet ook worden opgemerkt dat het gebruik van deze functionaliteit bijna alleen in het DMS van het kerndepartement[8] voorkomt. De kosten die bij de verschillende departementen zijn gemoeid met de DMS-en zijn hieronder vanaf 2010 tot (geprognosticeerd) 2018, en nagenoeg voor alle kerndepartementen, getotaliseerd.

Voor het totaliseren van de kosten is gekozen omdat enerzijds in de gevraagde periode nog niet alle kerndepartementen waren ontsloten op een DMS en anderzijds niet alle administraties van de departementen voor de gevraagde periode zijn ingericht op het door de kamer gewenste detailniveau. Dit laatste geldt ook voor een differentiatie van de kosten voor de interne stukkenstroom als integraal onderdeel van het DMS.

Dep.	2010	2011	2012	2013	2014	2015	2016	2017	2018	Totaal
AZ	€ 489.000	€ 235.000	€ 388.000	€ 332.000	€ 221.000	€ 292.000	€ 196.000	€ 233.000	€ 266.000	€ 2.652.000
BuZa	€ -	€ -	€ -	€ -	€ 2.861.937	€ -	€ -	€ -	€ -	€ 2.861.937
BZK	€ 2.679.732	€ 2.148.268	€ 6.534.067	€ 6.384.958	€ 6.798.272	€ 4.888.460	€ 4.810.650	€ 3.085.000	€ 3.524.748	€ 40.854.155
DEF	€ 445.108	€ 413.885	€ 436.365	€ 433.409	€ 403.816	€ 399.403	€ 502.491	€ 469.101	€ 353.793	€ 3.857.371
EZK/LNV	€ -	€ -	€ 1.693.691	€ 740.000	€ 968.284	€ 1.391.511	€ 1.422.031	€ 1.417.179	€ 1.319.198	€ 8.951.894
FIN	€ -	€ -	€ -	€ -	€ -	€ 1.078.000	€ 1.224.000	€ 1.646.212	€ 1.525.000	€ 5.473.212
IenW	€ 2.840.443	€ 1.738.776	€ 2.031.328	€ 1.832.117	€ 3.220.321	€ 1.860.836	€ 2.649.439	€ 3.996.430	€ 2.186.454	€ 22.356.145
JenV	€ -	€ -	€ -	€ -	€ 1.600.000	€ 5.000.000	€ 5.600.000	€ 5.400.000	€ 3.400.000	€ 21.000.000
SZW	€ -	€ -	€ -	€ -	€ 700.000	€ 275.000	€ 1.243.215	€ 1.499.830	€ 1.499.830	€ 5.217.875
VWS	€ 1.788.000	€ 915.000	€ 2.356.000	€ 3.125.000	€ 3.116.000	€ 2.965.000	€ 3.414.000	€ 3.790.000	€ 2.513.000	€ 23.982.000
OCW	€ -	€ 600.000	€ 1.300.000	€ 2.500.000	€ 4.300.000	€ 4.100.000	€ 2.000.000	€ 1.600.000	€ -	€ 16.400.000

In aanvulling op het kostenoverzicht, kan ik u melden dat de voor BZK opgevoerde kosten de totale kosten betreffen als afnemer voor digitale dienstverlening, inclusief kosten ontwikkeling (mede ten behoeve van de andere departementen), dataopslag, technisch en functioneel beheer, opleidingen en DIV.

Bovendien zijn in dit bedrag, naast de kosten voor het kerndepartement, ook de kosten van de shared services organisaties opgenomen.

Vraag 24

Is ooit een onderzoek gedaan naar de besparingen die mogelijk zijn indien wel gekozen zou worden voor de ontwikkeling, het gebruik en het beheer van één standaardsysteem/-applicatie voor de regulering van die interne stukkenstroom en zo ja, wat waren daarvan de uitkomsten? Zo nee, wilt u dat alsnog doen?

Antwoord 24

Zoals aangegeven in antwoord op vraag 21 is de applicatie voor regulering van de interne stukkenstroom bij alle departementen een functionaliteit van het document management systeem (DMS) zelf. Over de eventuele meerwaarde van ontwikkeling van, en migratie naar, één DMS voor de gehele Rijksdienst zijn de afgelopen jaren diverse malen verkennende gesprekken gevoerd. Daarbij is steeds in een vroeg stadium geconcludeerd dat dit zou leiden tot een zeer groot en complex project met minimale efficiencybaten.

Meest recent in 2016 is op basis van deze overwegingen door Directie CIO Rijk, als potentieel opdrachtgever van een dergelijk project, ontraden om hier verdere opvolging aan te geven. Daarbij is de verwachting uitgesproken dat zo’n project mogelijk zelfs een negatieve business case zou hebben. Vanuit de andere ministeries zijn tevens geen signalen ontvangen waaruit zou blijken dat een dergelijke voorziening noodzakelijk zou zijn voor een betere regulering van de interne stukkenstroom.

Met inachtneming van bovenstaande en mijn toelichting bij antwoord 22 zie ik geen meerwaarde in verdere verkenning naar nut en noodzaak van een dergelijk rijksbrede voorziening.

Vraag 25

Heeft het tijdelijk Bureau ICT Toetsing (BIT), opgericht als uitvloeisel van het rapport 'Grip op ICT', opgesteld door de commissie-Elias, over de ontwikkelingen rondom het Rijksportaal zich uitgesproken? Zo ja, wat was het oordeel? Zo nee, wanneer zal dat alsnog aan het tijdelijk BIT worden gevraagd en worden de resultaten aan de Kamer overlegd?

Antwoord 25

Het BIT heeft vanaf 2015 tot nu toe geen adviezen over Rijksportaal uitgebracht. Omdat de begrote kosten van opeenvolgende releases, sinds de start van de ontwikkeling in 2010, de drempelwaarde van €5 miljoen nooit heeft overschreden, gold ook geen verplichting tot aanmelding voor een BIT-toets. Met het project ‘Vernieuwing Rijksportaal’ zijn echter meer kosten gemoeid dan met de tussentijdse releases het geval was. Om die reden wordt dit project door mij aangemeld voor een BIT-toets in 2019.

Vraag 26

Heeft datzelfde tijdelijke BIT zich eveneens uitgesproken over het naast elkaar bestaan binnen de Rijksdienst van verschillende systemen/applicaties voor het reguleren van de interne stukkenstroom? Zo ja, hoe luidde dat oordeel? Zo nee, wanneer zal dat alsnog aan het tijdelijke BIT worden gevraagd en worden de resultaten aan de Kamer overlegd?

Antwoord 26

Nee, daarover heeft het BIT zich niet uitgesproken. Het BIT toetst op de risico’s en slaagkans van projecten die door de rijksoverheid en zelfstandig bestuursorganen worden opgezet en waarbij ICT een belangrijke rol heeft. Omdat het kabinet niet voornemens is om in dit verband een rijksbrede voorziening te realiseren is een BIT-toets hier niet aan de orde.

Vraag 27

Kunt u bevestigen dat ministeries geleidelijk aan overgaan op een nieuwe digitale werkplek? Welke ministeries betreft het dit jaar en volgende jaren?

Antwoord 27

Ik kan bevestigen dat in 2018 de ministeries BZK, VWS, Fin, IenW en SZW over zijn gegaan op een nieuwe digitale werkplek. EZK en LNV zijn ook gestart in 2018, maar deze overgang loopt nog door tot in 2019. Eveneens in 2019 zullen JenV en OCW starten met de overgang naar de nieuwe digitale werkplek.

Voor de daaropvolgende jaren beschik ik niet over de door u gevraagde informatie.

Vraag 28

Kunt u tevens bevestigen dat met deze overgang tevens de ICT-apparatuur van de ambtenaren binnen de Rijksdienst wordt vervangen? Zo ja, om hoeveel laptops, I-pads, notebooks, etc. gaat het daarbij per ministerie? Welke kosten zijn daarmee, per ministerie voor 2017, 2018 en, geraamd, voor 2019 gemoeid?

Antwoord 28

Ja, voor zover dit ICT-werkplekapparatuur betreft die niet meer voldoet aan de specificaties van de nieuwe digitale werkplekken wordt deze vervangen. Het detailniveau van de mij beschikbare gegevens is niet zodanig dat uitgesplitst kan worden welk deel reguliere vervanging betreft en welk deel te maken heeft met een overgang naar een nieuwe digitale werkplek.

Vraag 29

Klopt het dat tevens ICT-apparatuur, soms zelfs ver voor de technische en economische afschrijvingstermijn, zoals bijvoorbeeld verstrekt aan sinds kort in Rijksdienst aangestelde ambtenaren, wordt vervangen? Zo ja, wat is daarvan de reden en waarom is voor het moment van vervanging niet gekozen voor tenminste de technische en economische afschrijvingstermijnen?

Antwoord 29

Nee, dit beeld klopt niet. ICT-apparatuur wordt in principe tot het is afgeschreven gebruikt. Echter zoals vermeld bij vraag 28 kan het voorkomen dat de introductie van een nieuwe digitale werkplek het noodzakelijk maakt apparatuur eerder buiten gebruik te stellen omdat het technisch niet meer voldoet. Dit is dan ook de voornaamste reden om ICT-apparatuur eerder dan afgeschreven te vervangen.

Vraag 30

Herinnert u zich dat u eerder de Kamer via een brief d.d. 4 december 2017 heeft laten weten dat in 2016 en 2017 twee pilots zijn uitgevoerd waarin ICT-materiaal werd aangeboden voor hergebruik in plaats van vernietiging via de shredder en dat op basis van deze pilots het hergebruik van ICT rijks breed wordt voortgezet via een proefperiode tot 1 juni 2018? [9]

Antwoord 30

Ja, ik heb uw Kamer per brief van 4 december 2017 geïnformeerd over de voortgang van het hergebruik van elektronica.

Vraag 31

Herinnert u zich tevens uw brief aan de Tweede Kamer d.d. 24 september 2018 waarin u zegt dat de evaluatie van de pilot naar verwachting per 1 november 2018 gereed is? [10]

Antwoord 31

Ja, ik heb uw Kamer per brief van 24 september 2018 geïnformeerd over de voortgang van het hergebruik van elektronica.

Vraag 32

Wat waren de uitkomsten van deze evaluatie en is door u besloten dat de via de pilot opgezette methode de standaard werkwijze wordt?

Antwoord 32

Ik heb uw Kamer, zoals u zelf ook aangeeft in de vraagstelling, per brief van 4 december 2017 en 24 september 2018 geïnformeerd over de voortgang van het hergebruik van elektronica. Hergebruik van laptops en desktops volgens de in deze brieven beschreven methode is de standaard werkwijze. In de brief van september jl. is tevens aangegeven dat dit voor mobiele apparaten zoals smartphones en tablets nog niet mogelijk is. Daarvoor onderzoek ik een mogelijke aanpak. Ik zal zoals aangegeven de Kamer jaarlijks via de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk op de hoogte te stellen van de voortgang en aantallen.

Vraag 33

Welke bestemming heeft, in het licht van de bedoelingen van uw brief d.d. 4 december 2017 en uw besluit naar aanleiding van de evaluatie van de pilots, hoeveel van de totaal ingeleverde ICT-apparatuur, zoals de (nog niet technisch en economisch afgeschreven) laptops, I-pads, notebooks, etc., gekregen met de overgang naar een nieuwe digitale werkplek?

Antwoord 33

In mijn brief van september 2018 is opgenomen dat er 17.000 apparaten voor verwerking zijn aangeboden en dat daarvan 6.000 apparaten zijn verkocht voor hergebruik aan een derde partij (reseller). Deze partij werkt onder andere samen met Stichting Leergeld welke zich inzet voor het beschikbaar stellen van laptops aan kinderen van ouders met beperkte financiële middelen. De overige datadragers konden om verschillende redenen niet ingezet worden voor hergebruik. Bijvoorbeeld omdat ze te veel waren beschadigd, een hoge veiligheidsclassificatie hadden of een te oude processor hadden. Deze zijn vernietigd via de shredder en het granulaat dat daarbij ontstaat wordt verwerkt tot grondstoffen voor nieuwe producten. Het is nadrukkelijk niet zo dat het overgaan naar een digitale werkplek betekent dat daarvoor laptops, I-pads en notebooks ingeleverd moeten worden. De digitale werkplekomgeving maakt het mogelijk dat de programma’s draaien in de digitale werkplekomgeving en niet op het apparaat zelf.

Bijlage

Rapport van bevindingen onderzoek kosten Rijksbrede ICT